உங்கள் நிறுவனத்திற்கு வடிவம் கொடுங்கள்! – Chapter 10
An article series on Benefits of Organisation Structure & KPIs in MSMEs
KRA என்பது ஒரு ஒப்பந்தம்
KRA என்பது Top Managementக்கும் Middle Managementக்கும் நடுவில் செய்துகொள்ளப்படும் ஓர் ஒப்பந்தம் ஆகும். தனது இலக்குகளை டாப் மேனேஜ்மென்ட் வரையறுத்துச் சொல்கிறது. அந்த இலக்கை அடைவதற்கான எல்லா ஆதாரங்களையும் (resources) அளிக்கிறது. உதாரணமாக நேரம், பணியாளர்களின் அறிவு மற்றும் உடல் திறன், எந்திரங்கள், இடம், நிறுவனத்தின் சட்டப்பூர்வமான அமைப்பு, பிராண்ட் போன்றவை.
கொடுக்கப்பட்ட ஆதாரங்களை வைத்துக்கொண்டு வேண்டிய இலக்கை அடையவேண்டும். அதுதான் துறைத் தலைவருக்கான வேலை.
அதே போல், ஒரு KRA வை அடைவதற்காக ஒரு துறைத் தலைவர் தன் மேலாளர்களுக்கு சில கடமைகளை ஒப்படைப்பார். அவ்வாறு எல்லா கடமைகளும் நிறைவற்றப்படும்போது, அந்தத் துறைத்தலைவரின் KRA பூர்த்தி அடையும். அவ்வாறு அவர் பிரித்துக் கொடுக்கும் வேலைகள் குறுகிய கால இலக்குகளாகவும், அந்தக் காலவரம்புக்குள் முடிக்கக் கூடியதாகவும், மிக முக்கியமாக ஒரு குறிப்பிட்ட இடைவெளியில் அளவிடக்கூடியதாகவும் இருக்கவேண்டும்.
KPI என்பது மேலாளர்களின் ஒப்பந்தம்
இவ்வாறு ஒரு KRA வை அளவிடக்கூடிய சிறு வேலைகளாகப் பிரிக்கும் போது நமக்குக் கிடைப்பதுதான் KPI என்று சொல்லக் கூடிய Key Performance Indicators. இந்த KPI என்பது ஒரு துறைத் தலைவருக்கும் அவரது மேலாளர்களுக்குமான ஒரு உடன்பாடு ஆகும். முன்பு பார்த்தது போலவே, ஒரு துறைத் தலைவர், அவரிடம் உள்ள ஆதாரங்களைத் தன் மேலாளர்களுடன் பகிர்ந்து கொள்கிறார். அவரது மேலாளர்கள் அவர்களுக்கு கொடுக்கப்பட்ட ஆதாரங்களை வைத்துக்கொண்டு அவர்களது இலக்கை அடையவேண்டும்.
தினசரி இலக்குகள்
ஆனால், ஒரு மேலாளர் ஒரு நிறுவனத்தின் அடிப்படைப் பணிகளைத் தானாகச் செய்யப்போவதில்லை. அவர் அவரிடம் உள்ள மனிதவள ஆதாரங்களை ஒருங்கிணைத்து, அவர்களுக்கு வழிகாட்டி அவரது இலக்கை அடையத் தேவையான வேலைகளை செய்விக்க வேண்டும். அந்த வேலைகள் மிகக் குறுகிய காலத்தில் முடியக்கூடியவையாக இருக்கவேண்டும். இவற்றை நாம் ‘டார்கெட்’ என்று சொல்லலாம். உதாரணமாக, இந்த வாரத்தின் விற்பனை டார்கெட், உற்பத்தி டார்கெட், போன்றவை.
இந்த வேலைகளைத் திட்டமிட்டு செய்ய அவர் சூப்பர்வைஸர்களையும், செயல் அலுவலர்களையும் பயன்படுத்திக் கொள்வார். அவர்களுக்கு தினசரி அடிப்படையில் செய்து முடிக்கவேண்டிய வேலைகளைக் கொடுப்பார்.
இவ்வாறு ஒரு நிறுவனரின் கனவு, KRAக்களாகவும், KPIகளாகவும், வாரத்தின் அல்லது தினசரி இலக்குகளாகவும் பிரிக்கப்படுகிறது.
வடிவமைப்பு என்ற மந்திரக் கோல்
ஒவ்வொரு செயல் அலுவலரின் தினசரி இலக்கும் அடையப்படும்போது அவரது மேலாளரின் KPI முன்னேறும். இவ்வாறானா KPIகள் முன்னேறும்போது அந்தத் துறைத் தலைவரின் KRAவில் எதிர்பார்த்த முன்னேற்றம் ஏற்படும். எல்லா துறைத் தலைவர்களும் அவர்களது KRAக்களை அடையும்போது அந்நிறுவனம் அதன் கனவுகளை அல்லது இலக்குகளை நோக்கிச் செல்லும்.
ஒவ்வொரு துறைத் தலைவரும் தனது KRAவை அடைவதற்கு கடமைப்பட்டவர் ஆகிறார் (Responsible). அதே சமயத்தில், KRA அனைத்தும் நடந்தேற அந்நிறுவனத் தலைவரே பொறுப்பாகிறார் (Accountable).
இவ்வாறே, மேலே இருக்கும் துறைத் தலைவர், அவரது அனைத்து மேலாளர்களும் அவர்களது KPI ஐ அடைவதற்கு பொறுப்பாகிறார். ஒரு மேலாளர், அவரது சகாக்கள் தங்களது தினசரி இலங்குகளை அடைவதற்குப் பொறுப்பாகிறார்.
எனவே, ஒரு நிறுவனம் அதன் குறிக்கோளை அடையவில்லை என்றால், அதற்கு முழு பொறுப்பு அந்நிறுவனத் தலைவரையே சார்கிறது. மற்ற அனைவரும் அவர்களது கடமைகளை செய்யக் கடமைப் பட்டவர்கள். இதைத் தான் ‘The buck stops here’ என்று சொல்கிறாரகள்.
ஒரு தலைவர் அடுத்தவரைக் குறைகூறியோ, ‘அவர்கள் செயலாற்றவில்லை; அவர்கள் திறமையற்றவர்கள்; தகுதி அவ்வளவுதான்’ என்றெல்லாம் சாக்கு சொல்லியோ தப்பிக்க முடியாது. அந்நிறுவனத்தின் வெற்றிக்கும் தோல்விக்கும் அவரே பொறுப்பு.
Dashboard
இவ்வாறு KRA, KPI, Target என்று அளவிடும்போது ஒரு நிறுவனர் தனது கனவுகளை நினைவாக்கும் வழியைப் பெறுகிறார். எல்லா KRAக்களின் நிலவரங்ககளையும் அவர் ஆய்வு செய்வது ஒரு காரில் பயணம் செய்யும்போது அவரது dashboard ஐப் பார்த்து செல்வது போல மிக எளிதாகி விடுகிறது. சேரவேண்டிய இலக்கையும், பயணம் செய்யவேண்டிய பாதையையும் அவர் தேர்ந்தெடுத்தால் போதும். மற்றவற்றை நிறுவனம் என்ற நிர்வாக எந்திரம் பார்த்துக்கொள்ளும்.
அவரது முடிவுகளில் சிறு மாறுதல் வந்தாலோ, நிறுவனத்தின் கலாச்சாரத்தை சற்று மாற்ற நினைத்தாலோ, பணியாளர்களின் நோக்கங்களை மாற்றியமைக்க நினைத்தாலோ இந்தக் கட்டமைப்பின் (organisation structure) உதவியுடன் மிக எளிதாக அவற்றை மாற்றியமைக்கலாம்.
பின் ஏன் இது தோல்வி அடைகிறது?
ஒரு நிறுவனம் என்ற மனிதக் கட்டடத்தை இந்த KRA, KPI மற்றும் Targetகள் சங்கிலிப்பிணைப்பு போல ஆழமான, செயலாற்றக் கூடிய, சக்திவாய்ந்த ஒரு பந்தத்தால் பிணைக்கின்றன. இதனால் அந்நிறுவனம் ஒரே குழுவாக செயல்பட ஒரு குழு உணர்ச்சியும் உருவாகிறது.
ஆனால், பல நிறுவனங்களில் KPIயும் targetகளும் புதிதல்ல. அவற்றைப் பலமுறை முயற்சி செய்திருப்பீர்கள். ஒவ்வொரு முறையும் மூன்று அல்லது நான்கு மாதங்களுக்கு விறுவிறுப்பாகப் போன விஷயங்கள் கொஞ்சம் கொஞ்சமாகத் தடம் மாறி சில மாதங்களில் உங்கள் கவனத்திலிருந்தே விலகிப் போயிருக்கும். ஏன் இவ்வாறான வழிமுறைகள் தோல்வியடைகின்றன?
1. மேலிருந்து திணித்தல்
நாம் பார்த்தது போல KRA என்பது ஒரு நிறுவனர் அவரது துறைத் தலைவருக்குக் கொடுக்கும் இலக்கு அல்ல. மாறாக, அது ஒரு நிறுவனரும் அவரது துறைத் தலைவரும் சேர்ந்து அமர்ந்து, விவாதித்து, ஆராய்ந்து எடுக்கும் ஒரு பரஸ்பர உடன்பாடு ஆகும். ஒரு துறைத் தலைவர் ஆராய்ந்து ஒரு விஷயத்தை சாத்தியம் என்று ஒப்புக்கொள்ளும்போது ஒரு நம்பிக்கையும், முயற்சி செய்யும் ஒரு மனநிலையும் வந்துவிடுகிறது.
அவ்வாறு அவர் முன்வந்து ஒப்புக்கொண்ட பின், சில தடைகள் வரும்போது அவற்றை வெற்றிகரமாக செய்துமுடிக்க வழிகளைத் தேடுவார். ஆனால், ஒரு விஷயம் பரிசீலிக்கப்படாமல், அவரது கருத்துக்களைக் கேட்காமல் அவர்மீது திணிக்கப்படும் போது அவர் விரக்தியடைகிறார். பின்னர் சிறு சிறு சறுக்கல்கள் ஏற்படும்போதும், அவர் சாக்கு போக்குகளைத் தேட ஆரம்பித்து விடுகிறார்.
2. மறு ஆய்வு செய்யாமல் விட்டுவிடுதல்
எப்போது ஒரு விஷயத்தை நாம் குறித்த நேரத்தில், குறித்த இடத்தில் திட்டமிட்டபடி திரும்பத் திரும்பச் செய்கிறோமோ அப்போது அந்த விஷயம் நம் ஒழுக்கத்திடம் இருந்து பலம் பெறுகிறது. சில நாட்களில் அது நிறுவனத்தின் பழக்கம் ஆகிவிடுகிறது. பின்பு, அந்தப் பழக்கத்திலிருந்து அந்நிறுவனம் பலம் பெறுகிறது.
எப்போது ஒரு நிறுவனம் ஒரு விஷயத்தை செய்யத் திட்டமிட்டு, திட்டத்திலிருந்து நழுவிச் செல்கிறதோ அப்போதெல்லாம் அந்த விஷயம் அந்நிறுவனத்தின் ஒழுக்கமின்மையால் பலமிழக்கிறது. பின் அந்தவேலையைத் திரும்பச் செய்யும் போதெல்லாம் தோல்வியின் மூலம் அந்த அந்நிறுவனம் பலவீனம் அடைகிறது.
3. நிறுவனர் கனவுகளில் நம்பிக்கை இல்லாமல் இருத்தல்
பெரிய, உன்னதமான கனவுகள் மனிதர்களுக்கு சக்தியைத் தருகின்றன. நாளையின் மீது நம்பிக்கை தருகின்றன. மலிவான கனவுகளும், கனவே இல்லாமல் இருப்பதும் குழுவினரிடையே நம்பிக்கையைக் குலைத்து விடுகிறது. அவர்கள் தங்களையும், தங்கள் பதவியையும் காப்பாற்றிக்கொள்ளும் பாதுகாப்பின்மையை விதைக்கிறது.
மனிதகுலத்துக்கு நன்மை பயக்கும் கனவுகளுக்காக நீங்கள் திட்டமிடும்போது, KRA, KPI, Target போன்றவை உயிர் பெறுகின்றன. போகுமிடம் தெரியாதபோது நீங்கள் உங்கள் சொகுசுக் காரில் ஏறி என்ன செய்யப்போகிறீர்கள்? அதன் dashboradஐப் பார்த்து என்ன செய்யப்போகிறீர்கள்?
உங்கள் பொறுப்பு என்ன?
ஒரு நிறுவனர் தனது கனவுகளை அடைய பொறுப்பானவர். மேலும், துறைத் தலைவர்கள் அவர்களின் KRAக்களை அடையவும் ஒரு நிறுவனரே பொறுப்பாகிறார். எனவே, ஒரு நிறுவனர் தனது துறைத் தலைவர்களுக்கு ஒரு MENTOR ஆக செயல்பட வேண்டும்.
ஒரு துறைத் தலைவர் அவரது மேலாளர்களுக்கு COACH ஆக இருக்கவேண்டும்.
ஒரு மேலாளர் தனது சகாக்களுக்கு ENABLER ஆக இருக்கவேண்டும்.
அடுத்து
ஒவ்வொரு துறைக்குமான வேலைகள் என்னென்ன என்பதை வரும் அத்தியாயங்களில் பாப்போம். அடுத்த அத்தியாயத்தில் பார்கெடிங் துறையின் வேலைகளை பார்ப்போம்.