உங்கள் நிறுவனத்திற்கு வடிவம் கொடுங்கள்! – Chapter 9
An article series on Benefits of Organisation Structure & KPIs in MSMEs
நீங்கள் ஒரு தோராயமான வடிவமைப்பை வரைந்துவிட்டீர்களா?
கொஞ்சம் இருங்கள் – உடனடியாக ஒரு exel ஷீட் அல்லது பவர்பாயிண்ட் ஸ்லைடைத் திறக்காதீர்கள். இதற்கான சிறந்த கருவி ஒரு whiteboard அல்லது ஒரு பேப்பர்தான். உங்கள் கைகளால் முதலில் வரையுங்கள். பிறகு அதனை நேர்த்திசெய்து ஒரு எக்செல் அல்லது பவர்பாயிண்ட்டில் போட்டுக்கொள்ளலாம்.
Flat Structure சிறந்ததா அல்லது Vertical Structure சிறந்ததா?
பொதுவாக ஒரு நிறுவவனத்தின் நிர்வாக அமைப்பை மாற்றிஅமைக்கும்போது கேட்கப்படும்கேள்வி – குறைவான அதிகார அடுக்குகளையும் – பல கிளைகளையும் கொண்ட தட்டையான அமைப்பு சிறந்ததா அல்லது அதிகப்படியான அதிகாரஅடுக்குகளையும், சில கிளைகளை உடைய Vertical அமைப்பு எனப்படும் நிமிர்ந்த அமைப்பு சிறந்ததா என்பது.
நாம் ஏற்கனவே பார்த்தது போல ஒரு மனித மூளையின் அதிகபட்ச தினசரி ஞாபக வரம்பு 7 வரை. ஒரு நிறுவனருக்கு மட்டுமல்ல, இந்த விதி ஒரு மேலாளருக்கும் பொருந்தும். ஒவ்வொரு மேலாளரிடமும் அதிகபட்சமாக 7 பேர் மட்டுமே ரிப்போர்ட் செய்யவேண்டும் என்ற வரைமுறை வைத்துக்கொண்டால் போதும். உங்கள் நிறுவனத்தின் அளவுக்கேற்றபடி, தேவைக்கேற்றபடி அந்த அமைப்பு தட்டையாகவோ, நிமிர்ந்ததாகவோ இருக்கட்டும். அது இப்போதைக்கு அவ்வளவு முக்கியமில்லை.
சில உதாரணங்கள்
உங்கள் தோராயமான நிர்வாக வரைபடம் கீழ்கண்டவாறு இருக்கலாம்.
ஒரு முக்கியமான விஷயம் – உங்கள் நிர்வாக வரைபடத்தில் ஒவ்வொரு பணியைக் குறிக்கும்போதும் அதில் யார் இருக்கிறார்கள் என்று அவர்கள் பெயர்களை எழுதவும். In-charge அல்லது சூப்பர்வைசர் வரை பெயர் எழுதுங்கள். டெக்னிசியன் மற்றும் ஆப்பரேட்டர் பெயர்களை எழுதவேண்டாம்; அதற்கு பதிலாக எத்தனைபேர் இருக்கிறார்கள் என்று குறித்துக்கொள்ளுங்கள்.
இப்போது நாம் புதிய வடிவத்திற்கு மாறுவோம். நாம் முன்பு பார்த்தது போல 7 துறைகள் கொண்ட ஒரு கட்டமைப்பை வரையுங்கள். பின் உங்கள் நிறுவனத்தின் அளவைப் பொருத்து உங்களின் நிர்வாக வரைபடம் இவை மூன்றில் ஒன்றை ஒத்திருக்கும்.
மாதிரி 1
மாதிரி 2
மாதிரி 3
கூட்டு முயற்சியே வெற்றியின் முதல் படி
இந்த முயற்சியை உங்கள் மேனேஜர்களுடன் சேர்ந்தே செய்யுங்கள். இந்த மாற்றத்தில் அவர்களுக்கும் பங்கு உண்டு என்பதைத் தெரியப்படுத்துங்கள். சரியான ஆட்களை சரியான கட்டத்தில் வைத்திருக்கிறீர்களா என்று உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். அவரவர் அவர்களின் ஆனந்தக் கட்டத்திற்குரிய வேலைகளை மேற்கொள்கிறார்களா என்று பாருங்கள். வளர்ச்சியின் ஆறு படிநிலைகளில் உங்கள் நிறுவனம் எந்தப்படிநிலையில் உள்ளது என்பதையும், அந்தப் படிநிலையில் தலையாய தேவை என்ன என்பதையும் அதற்கான சரியான நபர் அந்தத் துறைகளில் இருக்கிறார்களா என்பதை உறுதிசெய்துகொள்ளுங்கள்.
சரி. நிர்வாகத்தை யார் செய்யப்போகிறார்கள் என்று பிரித்தாகிவிட்டது. இப்போது, இவர்கள் ஒவ்வொருவரும் என்ன செய்யப்போகிறார்கள் என்று பார்ப்போமா?
யாருக்கு எந்த வேலை?
நாம் ஏற்கனவே பார்த்தபடி ஒரு நிறுவனம் முழுமையாக வளர்ச்சி பெறுவதற்கு இந்த 7 துறைகள் அவசியம். ஆனால் இந்த 7 துறைகள் எவ்வாறு அதன் பணிகளை ஆற்றப்போகின்றன என்பதைப் பார்ப்போம்.
ஆளும் வளரணும் அறிவும் வளரணும் அதுதாண்டா வளர்ச்சி
என்று பட்டுக்கோட்டை பாடினாரே அது போல ஒரு நிறுவனம் எல்லா துறைகளிலும் வளர்வதுதான் முழுமையான வளர்ச்சி.
இப்படிக் கற்பனை செய்துபாருங்கள். ஒரு ராஜா தனது மந்திரிகள் மற்றும் தளபதிகளின் உதவியுடன் ஆட்சி செய்கிறார். அவரது குழுவில் உள்ள ஒவ்வொரு உறுப்பினரும் அவரவர்களின் வேலை இன்னது என்று தெரிந்து அதனை சிறப்பாகச் செய்யும்போதுதான் நல்லாட்சி நடைபெறும். சிந்திக்கவும், யோசனைகள் வழங்கவும் உங்களுக்கு அமைச்சர்கள் இருக்கிறார்கள்; திட்டமிட்டு நீங்கள் ஆணையிடும் செயல்களை செய்துமுடிக்க உங்கள் தளபதிகளும் இருக்கிறார்கள். இப்போதைய வேலை அவர்களுக்கான ஆணைகள் மற்றும் அதிகாரத்தை வழங்குவது.
Key Result Area (KRA)
இந்த முயற்சி நம்மை நிர்வாகக் கட்டமைப்பின் அடுத்த கட்டமான Key Result Area (KRA) என்ற ஒரு மேலாளரின் முக்கிய பங்களிப்புகளுக்குள் நம்மை இட்டுச் செல்கிறது.
பழைய காலப் படங்களில் பார்த்திருப்போம் – ஒரு புதையல் இருக்கும் இடத்தின் வரைபடம் ஆறு பாகங்களாகக் கிழிக்கப்பட்டு ஆறு பேரிடம் இருக்கும். அந்த ஆறு துண்டுசீட்டுகளையும் சேர்த்துப் பார்த்தால் அந்தப் புதையல் இருக்குமிடம் தெரியும்.
அப்படி ஒரு நிறுவனத்தின் குறிக்கோள்கள் மற்றும் value proposition ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் வரும் சில வருடங்களுக்கு என்னென்ன செய்யவேண்டும் என்ற பட்டியல் ஓன்று இருக்கிறது. அந்தப்பட்டியலில் இருக்கும் விஷயங்களை செய்தால் வியாபார வெற்றி என்ற பரிசு கிடைக்கும்.
KRA = கனவின் பாகங்கள்
அந்த வெற்றி என்பது ஒரு கனவு. நிறுவனரின் கனவு. அது பகிர்ந்து கொள்ளப்படும் போது அது நிறுவனத்தின் கனவாகிறது. அதுதான் அந்நிறுவனத்தின் இலக்கு.
அந்தப்பட்டியலைத் தயார் செய்து, அதை ஏழாகப் பிரித்து எடுத்துக்கொள்வதுதான் KRA. எல்லா மேலாளர்களின் KRAவையும் ஒன்று சேர்த்தால் அந்த நிறுவனத்தின் கனவு மற்றும் அதை அடைவதற்கான திட்டம் முழுமையாகக் கிடைக்க வேண்டும். அதுதான் KRAவின் வரையறை.
இன்னொரு வகையில், ஒரு துறையின் KRA அந்தத் துறை எதற்காக ஆரம்பிக்கப்பட்டதோ அந்த நோக்கத்தை சார்ந்து இருக்கும். எப்படி அதனைப் புரிந்துகொள்வது? உங்கள் நிறுவனத்தில் உள்ள வேலைகளை 7 துறைகளாகப் பிரித்த பின்னர் ஒரு துறையை விலக்கிவிட்டால் எந்தெந்தப் பணிகள் பாதிக்கப்படுமோ அவைதான் அத்துறையின் அடிப்படை நோக்கம்.
உதாரணமாக, சேல்ஸ் துறையின் நோக்கத்தைப் புரிந்துகொள்ள வேண்டுமென்றால் இப்படி யோசித்துப் பாருங்கள் – உங்கள் நிறுவனத்தில் சேல்ஸ் பிரிவே இல்லையென்றால் என்ன ஆகும்?
அடிப்படை நோக்கங்கள்
அப்படி நான் யோசித்து சில அடிப்படை நோக்கங்களைப் பட்டியலிட்டு இருக்கிறேன். இது உங்களுக்கு உதாரணத்திற்காக மட்டுமே. உங்கள் நிறுவனத்திற்கான முழுமையான பட்டியலை மேலாளர் குழுவுடன் சேர்ந்து உருவாக்குங்கள்.
மார்க்கெட்டிங்
புதிய வாடிக்கையாளர்களின் எண்ணிக்கையை அதிகரித்தல், புதிய வாய்ப்புள்ள வாடிக்கையாளரையும் நிறுவனத்தையும் இணைத்தல்.
புதியபொருள் வடிவமைப்பு மற்றும் செயல்முறை முன்னேற்றம்
வாடிக்கையாளர்களை அறிந்து, அவர்களின் தேவைகளை உணர்ந்து அதற்கேற்றவாறு பொருட்களை / சேவைகளை வடிவமைத்தல். உற்பத்தி அல்லது சேவை வழங்கலில் புதிய வழிமுறைகளைக் கண்டறிந்து அவற்றின் தரத்தை உயர்த்துதல், விலையைக் குறைத்தல், உற்பத்தி அல்லது சேவைக்கான நேரத்தைக் குறைத்தல் (lead time), செயல்முறைகளை எளிமையாக்குதல்.
பணியாளர் மேம்பாடு
நிறுவனத்தின் பணியாளர்களை அவர்களது பணியை மிகச் சிறப்பாகச் செய்யப் பயிற்றுவித்தல், அவர்களுக்கான உடல் நலன், மன நலன், குடும்ப & சமூக உறவுகள், மற்றும் பாதுகாப்புக்கான பயிற்சிகளை வழங்குதல், நிறுவனத்தின் வளர்ச்சிக்கேற்ப பணியாளர்களின் திறனை மேம்படுத்தி அடுத்த நிலைக்குத் தயார் செய்தல்.
சேல்ஸ்
வாய்ப்புள்ள வாடிக்கையாளர்களிடம் விற்பனையை அதிகரித்தல், வாடிக்கையாளர்களைத் தக்கவைத்தல், விற்பனைத் தொகையை சரியான நேரத்தில் பெறுதல் (Collection).
உற்பத்தி சார்ந்த Operations
சிறந்த உள்ளீட்டுப் பொருட்களை சரியான நேரத்தில் வாங்குதல், அவற்றைப் பாதுகாத்தல், தேவையான போது வழங்குதல், கொடுக்கப்பட்ட ஆதாரங்களைக் (resources) கொண்டு உற்பத்தி இலக்கை அடைதல், உற்பத்திப் பொருட்களைப் பாதுகாத்தல், தேவையான போது வாடிக்கையாளருக்குப் பொருட்களைக் கொண்டு சேர்த்தல்.
விற்பனை சார்ந்த Operations
வாடிக்கையாளருக்கு ஏற்ற பொருளைத் தேவையான அளவு பெறுதல், அவற்றைப் பாதுகாத்தல், தேவையான பொருட்களை விற்பனைத் துறைக்குத் தேவையான நேரத்தில் வழங்குதல்.
பைனான்ஸ் & அக்கவுன்ட்ஸ்
நிறுவனத்தின் அனைத்து வரவு செலவுகளையும் திட்டமிடல் மற்றும் கட்டுப்படுத்துதல், செலவுகளின் மூலங்களையும் காரணிகளையும் ஆராய்ந்து அவற்றைக் குறைப்பதற்கான வழிகளை எடுத்துரைத்தல், சரியான நேரத்தில் பணம் / கட்டணங்களை செலுத்துதல்.
அடுத்து …
ஒவ்வொரு முக்கியத் துறைக்கும், துணைத் துறைக்குமான பணிகள் மற்றும் KPI பற்றித் தொடர்ந்து பார்ப்போம்.