உங்கள் நிறுவனத்திற்கு வடிவம் கொடுங்கள்! – Chapter 8
An article series on Benefits of Organisation Structure & KPIs in MSMEs
முக்காலமும் உணர்ந்த ஞானி
அதென்ன Past, Present, Future என்று கடந்தகாலம், நிகழ்காலம், வருங்காலமாக துறைகளை பிரிதிருக்கிறீர்கள்?
ஆமாம், இந்த ஏழு துறைகளை அமைத்து சரியாக வழிநடத்தி, மறுஆய்வுக் கூட்டங்கள் நடத்தி, அவற்றின் மூலம் முடிவுகள் எடுக்கும் போது, ஒரு நிறுவனத் தலைவர் முக்காலமும் உணர்ந்தவர் ஆகலாம்.
கடந்த காலம்
இந்த ஏழு துறைகளில் Accounts & Finance (மற்றும் MIS & Review) துறை கடந்த காலத்தைக் குறிப்பது. அதாவது, பெரும்பாலும் நடந்து முடிந்தவற்றை சரிபார்ப்பது. பட்ஜெட் மற்றும் திட்டமிடல் இருந்தாலும் இத்துறையின் குறிப்பிடத்தகுந்த நேரம் நடந்தவற்றைப் பரிசீலிப்பதில் செலவிடப்படுகிறது.
நிகழ்காலம்
Operations, Sales மற்றும் Admin & Welfare துறைகள் நிகழ்காலத்தில் இருப்பவை. ஒரு விற்பனை மேலாளர் அவரது மாதாந்திர டார்கெட் பற்றியே பெரிதும் யோசிப்பார். அதேபோல ஒரு உற்பத்தி மேலாளர் அன்றைய உற்பத்தி டார்கெட் பற்றியே திட்டமிட்டுக் கொண்டிருப்பார். Admin & Welfare மேலாளரும் அன்றைய பொழுதுக்கான பிரச்சினைகள், உதவிகள் பற்றித்தான் வேலைகள் செய்துகொண்டிருப்பார்.
வருங்காலம்
மார்க்கெட்டிங் துறை புதிய வாடிக்கையாரர்களை உருவாக்குதல், புதிய சந்தையை உருவாக்குதல் என்ற வருங்கால வளர்ச்சியை நோக்கிப் போகிறது. Product development & Process development என்ற துறையும் புதிய பொருட்களை அல்லது சேவையை உருவாக்குதல், புதிய மேம்படுத்தப்பட்ட செயல்முறைகளை உருவாக்குதல் என்ற நோக்கத்துடன் செயல்படும் துறையாகும். அதேபோல People development துறை வருங்காலத்திற்காக மக்களை மேம்படுத்துதல், அவர்களைப் பணியின் அடுத்த நிலைக்கு முன்னேற்றுதல் என்ற நோக்கத்தைக் கொண்டது.
இதனால் தான் துறைகளை மூன்று காலங்களாகப் பிரித்திருக்கிறேன்.
எந்தக் காலத்தில் எவ்வளவு நேரம்?
இதில் ஒரு நிறுவனராக எந்தக் காலத்தில் எவ்வளவு நேரம் செலவிட வேண்டும்? இதற்கு இதுவரை எந்த ஆய்வும் நடத்தப்படவில்லை என்று நினைக்கிறேன். இதுபோல் நான் மூன்று காலமாகப் பிரித்தே 2 வருஷம் தான் ஆகிறது. எனவே, இதில் ஆராய்ச்சி நடந்திருக்க வாய்ப்பு இல்லை. ஆனால், நடைமுறை அடிப்படையில் பரிந்துரைப்பது – 40% நேரம் நிகழ்காலத்திழும், 40% நேரம் வருங்காலத்திலும் மீதமுள்ள 20% நேரம் கடந்தகாலத்திலும் செலவிடவேண்டும்.
மார்க்கெட்டிங் & சேல்ஸ் வேறுவேறா?
அது என்ன, மார்க்கெட்டிங் & சேல்ஸ் என்று தனித் தனியாக இரண்டு துறைகள்?
முந்தைய அத்தியாயத்தில் – 7 துறைகளையும் ஒரு சைக்கிளின் இரண்டு சக்கரங்களாகவும், ஹாண்டில் பாராகவும் உருவாக்கப்படுத்திப் பார்த்தோம். ஆனால், “அதில் Salesஐயும் Marketingஐயும் தனித்தனியாகக் கொடுத்திருக்கிறீர்களே, எங்க கம்பனில ரெண்டையும் ஒரே ஆள்தான் பத்துக்கறார்” என்ற உங்கள் கேள்வி எனக்கு வந்துவிட்டது.
மார்க்கெட்டிங் என்ற வார்த்தையை சந்தைப்படுத்தல் என்று கூறலாம். இது விற்பனை என்ற வேலையிலிருந்து முற்றிலும் மாறுபட்டது. இந்தத் துறையின் முக்கியக் குறிக்கோள் புதிய சந்தை மற்றும் புதிய வாடிக்கையாளர்களைக் கண்டுபிடித்தல். ஒரு ரீடெய்ல் கடையில் மார்க்கெட்டிங் துறையின் வேலை குறிப்பிட்ட ஊரிலிருந்து புதிய வாடிக்கையாளர்களைக் கடைக்குள் வரவழைப்பதோடு முடிகிறது. மேற்கொண்டு அவர்களை வாங்க வைப்பதெல்லாம் மார்க்கெட்டிங் துறையின் வேலை அல்ல.
இங்கு சேல்ஸ் எனப்படும் விற்பனைத் துறையின் வேலை, உள்ளே வந்த வாய்ப்புள்ள வாடிக்கையாளர்களை அவர்களின் தேவைக்கேற்ப பொருட்களை அவர்களுக்குக் காட்டி அவர்களை வாங்க வைப்பது; அவ்வாறு வாங்கிய வாடிக்கையாளரிடம் ஒரு நன்மதிப்பையும் நல்லுறவையும் ஏற்படுத்தி அவரை மீண்டும் கடைக்கு வரவழைப்பது.
ஒரு FMCG நிறுவனத்தைப் பொருத்த வரை, மார்கெட்டிங்கின் வேலை, வாடிக்கையாளரின் தேவையை உணர்ந்து, அதற்கேற்ற பொருளை அந்த இடத்தில் சேர்ப்பது, வாய்ப்புள்ள வாடிக்கையாளரிடம் பொருளின் இருப்பை அறிவிப்பது, அந்தப் பொருட்களைப் பற்றி சிறந்த ஞாபங்கங்களை வாடிக்கையாளர் மனதில் பதிய வைப்பது என்பதே.
இதில் சேல்ஸ் துறையின் வேலை, மொத்தவிற்பனையாளர் மற்றும் சில்லறை விற்பனையாளர்களிடம் நல்லுறவை ஏற்படுத்தி, அவர்களின் கடைகளில் அந்நிறுவனத்தின் சரக்குகள் போதுமான அளவு இருப்பதை உறுதி செய்வது, ஆர்டர் மற்றும் சரக்குப் பரிமாற்றத்தை உறுதி செய்வது மற்றும் விற்பனையான பொருட்களுக்கான பணத்தை வசூல் செய்வது ஆகும்.
சிறந்த விற்பனை மேலாளர் சிறந்த மார்க்கெட்டிங் மேலாளர் ஆகமுடியுமா?
ஒரு சிறந்த விற்பனைப் பிரதிநிதி ஒரு சிறந்த மார்க்கெட்டிங் மேலாளராக இருப்பார் என்று கண்ணைமூடி நம்பிவிடமுடியாது. இதைத் தான் நான்கு கட்டங்களாக நாம் பார்த்த ஆளுமைக் கட்டம் கூறுகிறது. மார்கெட்டிங்கில் சிறந்து விளங்க அவர் கட்டம் I இலும் சேல்ஸ் இல் சிறந்த மேனேஜர் கட்டம் III இலும் இருக்க வேண்டும். அதேபோல் தான், மார்க்கெட்டிங் துறை எதிர்காலத்திற்கான முன்னேற்றத்தைப் பற்றி சிந்திக்கும் போது, சேல்ஸ் அன்றைய அல்லது அந்த மாதத்தின் விற்பனையை கவனிக்க வேண்டும்.
ஒவ்வொரு துறையின் வேலைகளைப் பற்றி விரிவாக பிறகு விவாதிப்போம்.
Data என்ற தங்கப் புதையல்
இவ்வாறு ஒவ்வொரு துறையாகப் பிரிக்கும் போது ஒரு மிகப்பெரிய பொக்கிஷம் நமக்காகக் காத்திருக்கிறது. அவை – ஒவ்வொரு துறைக்கான data மற்றும் reports. ஒவ்வொரு துறையிலும் இருக்கும் மேலாளர்கள் அவர்களின் வழிகாட்டுதல்களுக்காக data வைப் பயன்படுத்துவார்கள். அவர்களின் ரிவியூ மற்றும் ரிப்போர்ட்கள் நமக்கு மூன்று காலங்களையும் உணர்த்தும். எப்படி என்பதையும் KRA மற்றும் KPI குறித்த விவாதத்தின் பொது பேசலாம்.
பணிநிலை Vs பதவி
அதாவது ஒருவரது position மற்றும் designation இவற்றுக்கு இடையிலான வித்தியாசம் என்ன?
உங்கள் நிறுவனத்தில் designation பின்வருமாறு இருக்கலாம்.
ஒருவரது பதவி அவரது சீனியாரிட்டி, கல்வித் தகுதி போன்றவற்றால் நிர்ணயிக்கப்படும். அவர் விற்பனைத் துறையில் GM ஆக இருக்கலாம். ஆனால், விற்பனைத் துறையில் மேனேஜர் ஆக உள்ள ஒருவர் அந்தத் துறையின் தலைவராக இருப்பதற்கு அவர் GM ஆக இருக்கவேண்டும் என்பது அவசியம் இல்லை. அந்நிறுவனத்தின் சேல்ஸ் மேனேஜரே அதன் HoD ஆக இருக்கலாம்.
Structureஇன் ஒழுக்கம்
நிர்வாக வரைபடம் என்பது ஒரு நிறுவனத்தில் ஒழுக்கத்தின் அஸ்திவாரமாக அமைகிறது. அதேபோல் ஒருநிறுனத்தின் கலாச்சாரத்தின் ஆரம்பப் புள்ளியாகவும் அமைகிறது.
உங்கள் நிறுவனத்தில் உங்கள் குடும்ப உறுப்பினர்கள் யார் இருந்தாலும், குடும்பத்தின் உரிமைகள் எல்லாம் அந்தக் கட்டத்திற்குள் வந்து உட்காரும் வரைதான். நிர்வாக வரைபடத்தில் அவருக்கான கட்டத்தில் ஒருவர் வந்து அமர்ந்துவிட்டால் அவரது அத்தனை பந்தங்களும் உரிமைகளும் செயலிழந்துவிட வேண்டும். பணிநேரம் முடியும் வரை அவர் அந்தக் கட்டத்திற்குள் பணிபுரியும் ஒரு பங்களிப்பாளராகவே நடந்து கொள்ளவேண்டும். அதை ஒவ்வொரு நிறுவனரும் உறுதி செய்யவேண்டும்.
வடிவம் கொடுக்கத் தொடங்குவோம்
இப்போது நீங்கள் உங்கள் நிறுவனத்திற்கு ஓர் வடிவம் கொடுக்கப் போகிறீர்கள். எப்படி?
இந்த வேலையை மிக சுலபமாக நீங்கள் செய்துவிடலாம். நீங்கள் முடிவெடுத்துவிட்டால் முடியாமலும் இருக்குமா?
இதனைப் படிப்படியாக எப்படி நடைமுறைப் படுத்துவது என்பதைப் பார்ப்போம்.
1. முதலில் தற்போதைய நிலையை அடையாளம் காணுங்கள். இன்று என்ன வகையான அமைப்புடன் உங்கள் நிறுவனம் இயங்கிகொண்டிருக்கிறது என்று பாருங்கள்.அந்த structureக்குள் யார் இருக்கிறார்கள், என்னென்ன வேலைகள் செய்கிறார்கள் என்பதைப் புரிந்து கொள்ளுங்கள். நிச்சயமாக, இந்த வேலை மிகக் குழப்பமாக இருக்கும். உங்கள் வரைபடம் தெளிவில்லாமல் இருக்கும்.
2. உங்கள் நீண்டகால, குறுகிய கால இலக்குகள் மற்றும் வணிகத் திட்டத்தின் அடிப்படையில் எதிர்கால நிலை அல்லது தேவைப்படும் கட்டமைப்பை உருவாக்குங்கள். அதற்கு நாம் பார்த்த 7 துறைககள் கொண்ட ஒரு அடிப்படை structureஐ எடுத்துக்கொள்ளுங்கள்.
3. இந்த 7 துறைகளும் முக்கிய செயல்பாடுகள். மற்ற துறைகலான CRM, after sales service, ஆட்சேர்ப்பு, சம்பளப்பட்டியல் தயாரித்தல், தர ஆய்வு, இயந்திர பராமரிப்பு போன்றவை, துணைத் துறைகளாக மட்டுமே கருதப்பட வேண்டும்.
4. காலியாக உள்ள துறைகளை vacant என்று குறிப்பிட்டு வைக்கவும். எத்தனை பெட்டிகள் காலியாக இருக்கின்றன என்பதைப் பாருங்கள். அவசரம் இல்லை – அவற்றை நிரப்புவதை உங்கள் நீண்டகால திட்டமாக மாற்றுங்கள்.
அடுத்து
ஒரு வடிவம் பெற்ற நிர்வாகத்தின் ஒவ்வொரு கட்டத்திற்குமான பொறுப்புகள், செயல்கள் மற்றும் அவற்றின் அளவீடுகள் குறித்து வரும் அத்தியாயங்களில் பார்க்கலாம்.