உங்கள் நிறுவனத்திற்கு வடிவம் கொடுங்கள்! – Chapter 7
An article series on Benefits of Organisation Structure & KPIs in MSMEs
இதுவரை
ஒரு சிறுதொழில் நிறுவனம் பெருநிறுவனமாக மாறும் பயணத்தில் தடைக்கற்களாக வரும் 5 காரணிகளைப் பார்த்தோம். குறிப்பாக வளர்ச்சியின் படிநிலைகளை உணராமலிருப்பது, ஆனந்தக் கட்டத்தைப் பற்றித் தெரியாமல் இருப்பது, மற்றும் நிர்வாக வரைபடம் இல்லாததால் கனவுகளை செயல்படுத்த முடியாமல் போவது ஆகிய மூன்று காரணிகளை விரிவாக்கப் பார்த்தோம்.
தொடர்ந்து, ஒரு நிறுவனத்திற்கு ஏன் நிர்வாக வரைபடம் எனும் Organisation Structure அவசியம் என்பது பற்றியும் சென்ற அத்தியாயத்தில் பார்த்தோம்.
இப்போது ஒவ்வொரு நிறுவனத்திலும் எத்தனை துறைகள் இருக்க வேண்டும், அவை என்னென்ன என்று பார்ப்போம்.
எத்தனை துறைகள்?
உங்கள் நிறுவனத்திற்கு ஒரு நிர்வாக வரைபடம் தேவை என்று ஒத்துக்கொள்கிறீர்களா? உடனடியாக இல்லையென்றாலும் ஒரு 3-4 வருடங்களில் உங்கள் நிறுவனத்திற்கு ஒரு வடிவம் கொடுப்போமா?
சரி, ஒரு நிறுவனம் தொடர்ந்து வளர்ச்சி அடைய எத்தனை மேனேஜர்கள் தேவை? இப்போது இருக்கும் மேனேஜர்களகளை வைத்து ஏதாவது செய்ய முடியுமா? என்றெல்லாம் உங்களுக்குக் கேள்விகள் எழலாம்.
இன்னொரு சுவாரசியமான விஷயம் பார்ப்போமா? ஒரு மனிதன் எத்தனை பேர் வரை நேரடியாகக் கட்டுப்படுத்த முடியும்?
திறன் வாய்ந்த மேலாண்மை
High Output Management என்ற தனது புத்தகத்தில், Intel நிறுவனத்தின் முன்னாள் CEO Andy Grove சொல்கிறார் – “ஒவ்வொரு மேனேஜரும் (இங்கு தொழில்முனைவோர் என்று வைத்துக்கொள்வோம்) வாரம் ஒருமுறை அவரது சகாக்களுடன் பொறுப்புகளை அல்லது வேலைகளை ஒப்படைக்க வேண்டும்; அவர் செய்யும் வேலைகளின் முன்னேற்றத்தை அறிய வேண்டும்; அவருக்குத் தேவையான வழிகாட்டுதல்களை வழங்கவேண்டும்”.
ஒரு மேனேஜர் உங்களிடம் வேலை செய்கிறார் என்று வைத்துக் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் அவருடன் வாரத்திற்கு 1 மணி நேரம் செலவிடவேண்டும். அப்போதுதான் எதிர்பார்த்தபடி வேலைகள் நடக்கும். உங்களிடம் 10 மேனேஜர்கள் ரிப்போர்ட் செய்கிறார்கள் என்று வைத்துக்கொள்ளுங்கள். அப்படியென்றால் உங்களுக்கு வேலைகளை ஒப்படைக்கவும் ரிவியூ செய்வதற்கும் ஒரு வாரத்தில் 10 மணிநேரங்கள் தேவைப்படும்.
உங்கள் வேலை நேரம் – 6 நாட்கள் x 8 மணிநேரங்கள் = 48 மணி நேரம். அதில் 20% நேரம் அதாவது 10 மணிநேரம் மேனஜர்களுடன் கழிந்து விடுகிறது. ஒரு சிறுதொழில் நிறுவனத்தில் இது ஒரு சிறந்த வழி இல்லை.
அப்படியென்றால் 5 மேனேஜர்களை வைத்துக்கொள்ளலாமா? பார்ப்போம். ஆனால் நிச்சயமாக 10 பேர் கிடையாது. எனக்கென்னவோ 5லிருந்து 10க்குள் ஒரு எண் சரியாக இருக்கும் என்று தோன்றுகிறது.
உளவியல் என்ன சொல்கிறது?
வேறு எங்கு நமக்கு சரியான விடை கிடைக்கும்? நம் மூளையின் திறன் பற்றி உளவியல் என்ன சொல்கிறது? 1956 ஆம் ஆண்டு அறிவாற்றல் தொடர்பான உளவியலாளர் ஜார்ஜ் மில்லர் என்பவர் நமது நினைவாற்றலின் வரம்பு 7 ± 2 என்று சொல்கிறார். இந்த 7 ± 2 என்பது மேலாண்மையின் ஒரு மந்திர எண்ணாகவே கருதப்படுகிறது.
என்னுடைய அனுபவத்தில்
என்னுடைய அனுபவத்தில் நான் பரிந்துரைப்பது 7 ± 1. அதாவது ஆறிலிருந்து எட்டு துறைகள் வரை ஒரு சிறுதொழில் நிறுவனத்தில் இருக்கவேண்டும்.
என்னென்ன துறைகள் காட்டாயமாக இருக்கவேண்டும்?
- Marketing
- Process & Product Development
- People Development
- Operations
- Sales
- Admin & People Welfare
- Accounts & Finance
தொழில் சுழற்சி
இந்த ஏழு துறைகளில், நாம் முன்பு பார்த்த பிஸினஸின் அடிப்படை வேலைகளான
கஸ்டமரின் தேவையை அறிதல் என்பது மார்க்கெட்டிங் & Product Development துறைகளின் பங்கேற்புடன் நடைபெறும்.
அதற்கேற்ற பொருளை / சேவையை வழங்குதல் என்பது Operations மற்றும் விற்பனைத் துறைகளின் மூலமாக நடைபெறும்.
மீதமுள்ள பணியாளர் மேம்பாடு (People Development), Admin & Welfare மற்றும் Accounts & Finance போன்ற துறைகள் பிசினஸ் நடவடிக்கைகள் சிறப்பாக நடைபெறுவதற்கு துணை செய்யக்கூடிய துறைகளாகும்.
தொழில் முறைக்கு ஏற்றவாறு மாறுபடுமா?
Operations & Sales துறைகள் ஒரு நிறுவனத்திலிருந்து மற்றொரு நிறுவனத்திற்கு மாறுப்படும். இது அந்த நிறுவனத்தின் தொழில் முறையைப் பொருத்தது.
உதாரணமாக – உற்பத்தி சார்ந்த ஒரு நிறுவனத்தில் Operations துறையில் – Production, Quality, Maintenance, Procurement, Stores, Logistics போன்ற துறைகள் வரலாம். பெரும்பாலும் ஒரு production manager, Operations துறையின் தலைவராக சிறப்பாக செயல்பட முடியும். உற்பத்தியைப் பிரதானமாகக் கொண்ட Operations.
ஒரு ரீடெய்ல் நிறுவனத்தில் Operations துறை பொருட்களை வாங்குவது, அவற்றை ஸ்டோர் செய்வது, குறித்த நேரத்தில் கடையில் பொருட்களை நிரப்புவது போன்ற வேலைகளை மேற்கொள்ளும். இவை Procurementஐ அடிப்படையாகக் கொண்ட operations. இங்கு Procurement துறையின் மேனேஜர் ஒரு Operations துறைத் தலைவராக செயல்பட முடியும்.
அதேபோல, சேல்ஸ் (விற்பனை) துறை என்பது, உற்பத்தி சார்ந்த நிறுவனம் அல்லது விற்பனை சார்ந்த நிறுவனம் என மாறுபடும். உதாரணமாக ஓர் உற்பத்தி நிறுவனத்தில், உற்பத்திப் பிரிவில் ஆட்கள் அதிகமாகவும், விற்பனைப் பிரிவில் மிகக் குறைவாகவும் இருப்பார்கள். ஆனால், விற்பனை சார்ந்த நிறுவனங்களில் விற்பனைப் பிரிவிலேயே 70 முதல் 80% ஆட்கள் வேலை செய்வார்கள்.
மேலும், B2B என்று சொல்லப்படும் விற்பனை நிறுவனங்களின் விற்பனைப் பிரிவு, B2C விற்பனையில் உள்ள நிறுவனங்களிலில் இருந்து சற்று மாறுபடும்.
சமநிலையான பயணம்
நான் இந்தத் துறைகளை இப்படிக் கற்பனை செய்கிறேன். உங்கள் எதிரே ஒரு சைக்கிள் இருக்கிறது. அதன் முன் சக்கரத்தில் 3 பிரிவுகள் – பின் சக்கரத்தில் 3 பிரிவுகள். இவ்வாறு இந்த ஏழு துறைகளும் அதனதன் அளவில் அதனதன் குறிக்கோளில் செயல்படும்போதுதான் அந்த வண்டியில் வேகமாகவும் வசதியாகவும் பயணம் செய்யமுடியும்.
தனக்குப் பிடித்திருக்கிறது என்பதற்காக ஒரு துறையில் அதிக நேரத்தையும், மற்றொரு துறையில் குறைந்த நேரத்தையும் செலவிடும் போது வளைந்த சக்கரம் கொண்ட சைக்கிளில் பயணம் செய்வது போல் இருக்கும்.
இதில் சில நேரங்களில், ஒரு சக்கரத்தை மட்டுமே ஒட்டிக்கொண்டிருக்கும் நிறுவனங்களையும் பார்க்க நேரிடுகிறது. அதாவது, ஒரு சைக்கிளை ஸ்டாண்ட் போட்டு நிறுத்திவிட்டு இன்னொரு சக்கரத்தை வேகமாக மிதிப்பது போல. நிறைய நேரம் மிதித்தாலும், மிக வேகமாக மிதித்தாலும் வண்டி நகராமல் அப்படியே அதே turnover இல் நின்றுகொண்டிருக்கும்.
Accounts & Finance இன் நெறிமுறைகளும், பரிசீலனைகளும் இல்லாத நிறுவனம், வேகமாகச் சென்றாலும் அதனை யாரும் வழிநடத்த முடியாது. எங்கேயோ போய்க்கொண்டிருக்கிறோம் என்று மட்டும் தெரியும் ஆனால் சரியான திசையில்தான் போய்க்கொண்டிருக்கிறோமா என்று தெரியாது. இங்கு எளிமைக்காக நான் Accounts & Finance துறையை மட்டும் குறிப்பிட்டிருக்கிறேன். இந்த சப்ஜெக்ட்டில் இன்னும் கொஞ்சம் பயணம் செய்தபின் ரிவியூ & MIS துறை பற்றிப் பேசுவோம். இப்போதைக்கு Accounts & Finance சம்மந்தப்பட்ட ரிவியூ மற்றும் வழிகாட்டுதல்கள் என்று எடுத்துக் கொள்வோம். இவை இல்லாத நிறுவனம் handle bar இல்லாத சைக்கிளைப் போன்றது.
அதென்ன Past, Present, Future என்று கடந்தகாலம், நிகழ்காலம், வருங்காலமாக துறைகளை பிரிதிருக்கிறீர்கள்? பார்ப்போம்.
அடுத்து
முக்காலமும் உணர்வது எப்படி? ஒவ்வொரு துறைக்கும் நீங்கள் எவ்வளவு நேரம் ஒதுக்க வேண்டும், உங்கள் பணியாளர்களை நாளைய மேனேஜர்களாக எப்படி மேம்படுத்துவது என்பது பற்றியும், ஒவ்வொரு துறைக்கான வேலைகள் என்னென்ன, அவற்றை எப்படி அளந்து அறிவது என்பது பற்றியும் தொடர்ந்து பார்ப்போம்.